KVKK Aydınlatma Metni

İşlenen Kişisel Veriler

Dernek tarafından, sunulan hizmetin niteliğine ve ilgili işlem sürecine göre aşağıdaki kişisel veriler işlenebilmektedir:

• Kimlik bilgileri: ad, soyad, doğum tarihi, T.C. kimlik numarası
• İletişim bilgileri: cep telefonu numarası, e-posta adresi, adres bilgisi
• Üyelik bilgileri: üyelik durumu, üyelik başlangıç/bitiş bilgileri, temsilcilik veya görev bilgileri, aidat ve borç bilgileri
• İşlem güvenliği bilgileri: giriş kayıtları, SMS doğrulama bilgileri, IP adresi, oturum ve log kayıtları
• Finansal işlem bilgileri: ödeme tarihi, ödeme tutarı, ödeme durumu, ödeme referans bilgileri, tahsilat kayıtları
• Görsel ve mesleki/kurumsal bilgiler: fotoğraf, unvan, görev bilgisi, bağlı olunan kurum/merkez bilgisi
• İletişim ve başvuru formu bilgileri: mesaj içeriği, talep/başvuru konusu, ek açıklamalar
• Hukuki işlem ve uyum bilgileri: başvuru, talep, şikâyet ve kayıtların ispatı için gerekli bilgiler

Dernek, kişisel verileri yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için; işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlemeye özen gösterir.

Üyelik ve Giriş Sistemi Kapsamında Veri İşleme

Dernek üyeleri, internet sitesi veya dijital sistemler üzerinde kural olarak telefon numarası ve SMS doğrulama yöntemi ile giriş yapabilmektedir. Bu kapsamda cep telefonu numaranız ve doğrulama işlemine ilişkin kayıtlar;

• üyeliğin doğrulanması,
• kullanıcı hesabına güvenli erişim sağlanması,
• yetkisiz erişimlerin önlenmesi,
• hesap güvenliğinin temini,
• sistemsel kayıtların tutulması,
• üyeye özel panel hizmetlerinin sunulması amaçlarıyla işlenmektedir.

Bu veriler, Kanun’un 5. maddesi uyarınca, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilmektedir.

T.C. Kimlik Numarası İşlenmesine İlişkin Özel Açıklama

Dernek tarafından T.C. kimlik numarası, üyelik ve giriş süreçlerinde kural olarak asli giriş yöntemi olarak değil; gerekli görülmesi halinde ikincil doğrulama, üyelik kaydının teyidi, mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve resmi bildirim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla işlenebilecektir.

T.C. kimlik numarası aşağıdaki durumlarla sınırlı olarak talep edilebilir ve işlenebilir:

• dernek üyelik kayıtlarının oluşturulması ve güncellenmesi,
• Dernekler Kanunu ve ilgili mevzuattan doğan bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
• üyelik kabulü ve sona erme süreçlerinin resmi kayıtlara uygun yürütülmesi,
• kimlik uyuşmazlığı veya hesap güvenliği bakımından gerekli doğrulama işlemlerinin yapılması,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla gerekli kayıtların oluşturulması.

Dernek, veri minimizasyonu ilkesi gereği, T.C. kimlik numarasını her kullanıcıdan ve her işlem için rutin olarak istememeyi; yalnızca gerçekten gerekli olduğu ölçüde işlemeyi esas alır.

Veri Minimizasyonu İlkesi

Dernek, kişisel verilerin işlenmesinde asgari veri işleme yaklaşımını benimsemektedir. Bu kapsamda;

• üyelik ve giriş işlemleri için öncelikle telefon numarası ve SMS doğrulama yöntemi kullanılmakta,
• T.C. kimlik numarası gibi daha kapsamlı kimlik verileri yalnızca gerekli hâllerde talep edilmekte,
• internet sitesi formlarında yalnızca ilgili işlem için zorunlu alanlar istenmekte,
• veri toplama ve saklama süreçleri, işleme amacını aşmayacak şekilde sınırlandırılmaktadır.

Bu çerçevede, ilgili işlem bakımından gerekli olmayan kişisel verilerin talep edilmemesi, işlenmemesi ve gereksiz süre boyunca saklanmaması hedeflenmektedir.

Online Ödeme Süreçleri ve Ödeme Kuruluşları

Dernek üyeleri, aidat ve benzeri borçlarını internet sitesi veya dijital sistemler üzerinden online olarak ödeyebilmektedir. Bu kapsamda ödeme işlemleri, PayTR, iyzico veya benzeri yetkili aracı ödeme kuruluşları/banka altyapıları üzerinden gerçekleştirilebilir.

Kart Verilerinin Saklanmaması

Kredi kartı veya banka kartına ilişkin;kart numarası, kart son kullanma tarihi, CVV/CVC güvenlik kodu, kart şifresi gibi ödeme aracı verileri, dernek tarafından doğrudan kaydedilmemekte, saklanmamakta ve depolanmamaktadır. Bu veriler, ödeme işleminin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili ödeme kuruluşunun güvenli altyapısı üzerinden işlenir.

Dernek tarafından ödeme sürecinde, kural olarak yalnızca; ödemenin yapıldığı bilgisi, ödeme tarihi, ödeme tutarı, işlem referansı, ödeme durumu, tahsilata ilişkin muhasebe ve kayıt bilgileri işlenmektedir.

Ödeme Kuruluşlarının Rolü

Online ödeme süreçlerinde kullanılan ödeme kuruluşları, sundukları hizmetin niteliğine göre kendi mevzuatları kapsamında ve ilgili işlem özelinde veri işleyen, hizmet sağlayıcı veya ilgili mevzuat çerçevesinde bağımsız yükümlülüklere sahip ödeme hizmeti sağlayıcısı sıfatıyla kişisel verileri işleyebilmektedir.

Ödeme sürecinin yürütülmesi, işlemin teyidi, finansal kayıtların oluşturulması, muhasebeleştirme, denetim ve olası uyuşmazlıkların çözümü amacıyla sınırlı veri paylaşımı söz konusu olabilir.

Üye Paneli, Borç Sorgulama ve Ödeme Geçmişi

Üyeler, sisteme giriş yaptıktan sonra kendilerine ait:

• aidat borç bilgilerini,
• ödeme geçmişlerini,
• üyelik kayıtlarını,
• dernek içi statü veya görev bilgilerini görüntüleyebilirler.

Bu kapsamda kişisel veriler;

• üyeye özel panel hizmetinin sunulması,
• borç ve ödeme bilgilerinin gösterilmesi,
• kayıtların güncel tutulması,
• iç denetim, muhasebe ve ispat süreçlerinin yürütülmesi,
• sistem güvenliğinin sağlanması amaçlarıyla işlenmektedir.

Hesap Güvenliği ve Kullanıcı Sorumluluğu

Üye hesabına erişim sağlayan kullanıcılar, kendilerine ait giriş bilgilerinin ve doğrulama araçlarının güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Üçüncü kişilerle şifre, doğrulama kodu veya benzeri hesap erişim bilgilerinin paylaşılması hâlinde doğabilecek sonuçlardan ilgili kullanıcı sorumludur.

Dernek, makul teknik ve idari güvenlik önlemlerini almakla birlikte; kullanıcının kendi kusurundan, giriş bilgilerinin üçüncü kişilerle paylaşılmasından, kullanıcının cihaz veya iletişim güvenliğinden kaynaklanan risklerden doğan yetkisiz erişimlerden, mevzuatın izin verdiği ölçüde sorumluluk kabul etmez.

İnternet Sitesinde İsim, Unvan, Fotoğraf ve Kurum Bilgilerinin Yayımlanması

Dernek internet sitesinde; yönetim kurulu üyeleri, il/ilçe temsilcileri, iş ortakları, kurumlar ve rehabilitasyon merkezleri, görevli veya yetkili kişiler hakkında isim, unvan, görev, fotoğraf ve kurum bilgileri yayımlanabilmektedir.

Bu kapsamda internet sitesinde yayımlanacak kişisel veriler, ilgili kişinin görevi veya temsili sıfatı ile bağlantılı olarak dernek faaliyetlerinin görünürlüğünün sağlanması, kurumsal bilgilendirme yapılması, kamuya açık tanıtım ve iletişimin yürütülmesi amacıyla işlenebilir.

İlgili kişinin fotoğrafı, adı-soyadı, unvanı, görev bilgisi ve kurum bağlantısının internet sitesinde yayımlanması, gerekli olduğu durumlarda ayrıca açık rıza alınmak suretiyle gerçekleştirilir. Kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş veriler bakımından ayrıca ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.

İletişim ve Başvuru Formları

İnternet sitesinde yer alan iletişim, bilgi talebi, başvuru veya benzeri formlar aracılığıyla ilettiğiniz kişisel veriler; talebinizin alınması ve değerlendirilmesi, sizinle iletişime geçilmesi, başvurunuzun sonuçlandırılması, kayıt ve ispat süreçlerinin yürütülmesi, gerektiğinde iç raporlama ve arşivleme yapılması amaçlarıyla işlenmektedir.

Formlar üzerinden alınan veriler, ilgili işlem için gerekli olan süre boyunca ve ilgili mevzuatın öngördüğü saklama süreleri çerçevesinde muhafaza edilir. Formların niteliğine göre açık rıza gerektiren özel işlem veya paylaşım halleri varsa, bunlar ayrıca ilgili form ekranında sunulur.

SMS / E-Posta Bilgilendirmeleri

Dernek tarafından üyelere veya ilgili kişilere; aidat ve borç hatırlatmaları, üyelik işlemlerine ilişkin bilgilendirmeler, dernek faaliyetleri ve duyurular, sistemsel güvenlik ve doğrulama mesajları, başvuru veya işlem durum bildirimleri SMS ve/veya e-posta yoluyla gönderilebilir.

Bilgilendirme Mesajları ve İzinli İletiler

Devam eden üyelik ilişkisi, aidat ve borç durumu, sistem güvenliği, doğrulama işlemleri ve benzeri konulara ilişkin bilgilendirme mesajları, ilgili mevzuat kapsamında gerekli olduğu ölçüde ayrıca açık rıza aranmaksızın gönderilebilir.

Bunun dışında, tanıtım, kampanya, özel duyuru veya ticari elektronik ileti niteliği taşıyabilecek içerikler bakımından, ilgili mevzuat kapsamında gerekli olması halinde açık rıza/onay süreçleri ayrıca işletilir. Gerekli olduğu ölçüde İleti Yönetim Sistemi ve ilgili elektronik ileti mevzuatı hükümlerine uygun hareket edilir.

Kurum ve Logo Kullanımına İlişkin İzin ve Sorumluluk Metni

Aşağıdaki metin, eksikliği özellikle giderilmek üzere, müstakil kurum ve logo kullanımı metni olarak düzenlenmiştir:

“İSREM internet sitesi, dijital yayınları, tanıtım materyalleri ve faaliyet duyurularında; iş ortaklarına, federasyonlara, kurum ve kuruluşlara ait kurum adları, unvanlar, marka, logo, amblem, görsel kimlik unsurları ve benzeri tanıtıcı işaretler ancak ilgili hak sahibi tarafından verilmiş izin, yetkilendirme, üyelik/iş birliği ilişkisi, açık kurumsal bağlantı veya diğer hukuken geçerli kullanım sebebinin varlığı halinde kullanılabilir.

Bir kurum adı veya logonun, fiili ilişki bulunmaksızın, destek, onay, ortaklık, temsil, yetki veya bağlılık izlenimi doğuracak şekilde kullanılması mümkün değildir. İSREM, üçüncü kişilere ait işaretleri kullanırken, kullanımın amacı, kapsamı ve bağlamı ile sınırlı hareket eder; kullanımı, hak sahibinin kurumsal itibarını zedeleyecek, yanıltıcı sonuç doğuracak veya yetki kapsamını aşacak biçimde genişletemez.

Kurum adı ve logo kullanımı, ilgili hak sahibinin ayrıca yazılı olarak sınır koyduğu veya belirli mecra, süre, boyut, görünüm, renk, ifade biçimi, bağlantı metni ya da kullanım şekli öngördüğü hallerde bu sınırlara tabidir. İzin verilmiş olması, bu izin kapsamını aşan kullanım hakkı doğurmaz. Kurum adının kullanılmasına ilişkin muvafakat, aksi açıkça kararlaştırılmadıkça logo, amblem, marka veya diğer görsel kimlik unsurlarının kullanım hakkını kendiliğinden kapsamaz.

İSREM, iş ortakları veya ilgili üçüncü kişiler tarafından sağlanan logo, ad, unvan ve kurumsal içeriklerin kullanımında, bunların kullanım yetkisinin ilgili kişi veya kurum tarafından usulüne uygun olarak verildiği varsayımına dayanabilir; ancak açık bir hak ihlali bildirimi, kaldırma talebi veya yetkisizlik bildirimi alındığında ilgili içeriği inceleyerek makul süre içinde gerekli düzeltme, kaldırma veya erişim kısıtlama işlemini yapar.

Hak sahibi kurum veya kuruluşun yazılı, elektronik veya doğrulanabilir başka bir yoldan ileteceği kaldırma talebi üzerine; hukuken korunması gereken kayıtlar saklı kalmak ve mevcut sözleşme/hukuki ilişki ayrıca değerlendirilmek kaydıyla, ihtilafa konu ad, logo veya kurumsal unsur İSREM yayınlarından makul süre içinde kaldırılır veya kullanım kapsamı revize edilir.

İSREM, kendisine ait olmayan marka ve logolar üzerinde herhangi bir hak sahipliği iddiasında bulunmaz; bu işaretlerin kullanımını devir, lisans, alt lisans veya üçüncü kişilere yeniden yetkilendirme niteliğinde yorumlanabilecek bir şekilde gerçekleştirmez. Üçüncü kişiye ait kurum adı veya logonun, İSREM ile doğrudan ilişkisi bulunmayan başka kişi veya kuruluşların kullanımına açılması, ayrıca açık yetki bulunmadıkça mümkün değildir.

İşbu metin kapsamında kullanılan kurum adı ve logolar, yalnızca tanıtım, bilgilendirme, ilişki gösterimi veya faaliyet bağlantısını açıklama amacıyla kullanılır. Bu kullanım, aksine açık bir metin bulunmadıkça, ilgili kurum veya kuruluşun İSREM’in tüm faaliyetlerini onayladığı, ortak yürüttüğü, garanti ettiği veya resmî olarak temsil ettiği anlamına gelmez.”

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri

Kişisel verileriniz;

• üyelik başvuru formları,
• internet sitesi üyelik/giriş ekranları,
• SMS doğrulama altyapıları,
• online ödeme sistemleri,
• iletişim ve başvuru formları,
• e-posta, telefon ve diğer iletişim kanalları,
• fiziki veya elektronik belgeler,
• resmi kurum bildirimleri ve kayıtlar,
• log, trafik ve işlem güvenliği kayıtları aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilmektedir.

Kişisel verileriniz, somut işleme faaliyetine göre aşağıdaki hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayanılarak işlenebilir:

• kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması,
• veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
• bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
• ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatinin bulunması,
• ilgili kişinin açık rızasının bulunması.

Açık rıza gerektiren haller ile kanuni işleme şartına dayanan haller birbirinden ayrıştırılarak değerlendirilir.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verileriniz, işbu metinde belirtilen amaçlarla ve mevzuatın izin verdiği ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• yetkili kamu kurum ve kuruluşları,
• dernek faaliyetlerinin yürütülmesi kapsamında hizmet alınan bilişim, barındırma, yazılım, SMS, e-posta ve teknik destek hizmeti sağlayıcıları,
• ödeme işlemlerinin yürütülmesi amacıyla yetkili ödeme kuruluşları, bankalar ve finansal hizmet sağlayıcıları,
• hukuk, mali müşavirlik, denetim ve danışmanlık hizmeti alınan kişi veya kuruluşlar,
• görev ve yetki kapsamında sınırlı olarak dernek organları ve yetkilendirilmiş kişiler.

Aktarım yapılırken, işleme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü hareket edilir. Yurt dışına veri aktarımı söz konusu olması halinde ilgili mevzuat hükümleri ayrıca uygulanır.

Saklama Süreleri

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda;

• üyelik ve üyelik kayıtları: dernek mevzuatı, üyelik ilişkisi ve olası hukuki süreçler çerçevesinde gerekli süre boyunca,
• aidat ve ödeme kayıtları ile muhasebe/tahsilat kayıtları: ilgili mali, muhasebe ve ispat yükümlülükleri kapsamında gerekli süre boyunca,
• iletişim ve başvuru formu kayıtları: başvurunun niteliği ve sonuçlandırılması ile ispat ihtiyacına göre gerekli süre boyunca,
• işlem güvenliği ve log kayıtları: sistem güvenliği ve denetim ihtiyacına göre gerekli süre boyunca,
• açık rıza/onay kayıtları: ilgili hukuki ilişkinin ve ispat yükümlülüğünün gerektirdiği süre boyunca saklanır.

İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel veriler, ilgili mevzuata uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

Veri Güvenliği Tedbirleri

Dernek, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, kişisel verilerin güvenli şekilde muhafazasını sağlamak amacıyla uygun teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda; erişim yetkilendirmesi, kullanıcı bazlı yetki tanımlamaları, parola ve doğrulama mekanizmaları, log kayıtlarının tutulması, veri güvenliği farkındalığı ve gizlilik yükümlülükleri, hizmet sağlayıcılarla uygun koruma yükümlülüklerinin tesis edilmesi, sistemsel ve fiziksel güvenlik tedbirleri, kayıtların düzenli kontrolü ve gerektiğinde güncellenmesi gibi önlemler uygulanmaktadır.

Kişisel verilerin dernek adına başka gerçek veya tüzel kişiler tarafından işlenmesi halinde, bu kişilerle birlikte veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesine özen gösterilir.

VERBİS ve Sicil Yükümlülüğü

Dernek, Veri Sorumluları Sicili yükümlülüklerini, işlenen veri kategorileri, kişi grupları, aktarım yapısı, saklama süreleri ve ilgili mevzuat çerçevesinde değerlendirir ve yükümlülük doğması halinde gerekli kayıt ve bildirim süreçlerini yerine getirir.

İlgili Kişinin Hakları

Kanun’un 11. maddesi uyarınca ilgili kişilerin, veri sorumlusuna başvurarak;

• kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme,
• şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi sebebiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• kanuna aykırı işlenme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakları saklıdır.

Başvuru Usulü

Kanun kapsamındaki taleplerinizi, kimliğinizi tevsik edici bilgi ve belgeler ile birlikte aşağıdaki yöntemlerden biriyle derneğe iletebilirsiniz:

• yazılı olarak Güneşli Mahallesi 1306. Sokak Dış Kapı No: 22 Bağcılar / İstanbul adresine,
• e-posta yoluyla info@isrem.org.tr / isremder@gmail.com adreslerinden birine,
• varsa dernek tarafından ayrıca belirlenen başvuru yöntemi üzerinden.

Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç mevzuatta öngörülen süre içinde sonuçlandırılır.

Güncelleme

İşbu aydınlatma metni, mevzuat değişiklikleri, teknik gereklilikler ve dernek faaliyetlerindeki güncellemeler doğrultusunda revize edilebilir. Güncel metin derneğin internet sitesi ve ilgili dijital platformlarında yayımlanır.